Vi publicerar inga priser här. Microsoft justerar listpriserna årligen, och en siffra i en artikel citeras tillbaka i ett budgetmöte tolv månader senare som om den fortfarande gäller. Slå upp aktuella priser hos Microsoft. Det som inte blir inaktuellt är strukturen, vem som behöver vad, och var det brukar gå fel.
Den enda indelningen som betyder något
Dela upp användarna i tre grupper innan ni tittar på en prislista.
- De som lever i systemet. Säljare, handläggare, folk som har det öppet hela dagen. De behöver full licens, och där finns inga pengar att spara.
- De som läser och ibland registrerar något. Chefer som följer siffror, folk som godkänner, kollegor som lägger in en kommentar i veckan. Det är här de flesta betalar för mycket.
- De som bara ska se ett resultat. De behöver oftast ingen licens alls, de behöver en rapport eller en sida.
Nästan varje överbetalning vi ser kommer av att grupp två fått samma licens som grupp ett, för att det var enklare att beställa lika.
Kalkylen i praktiken
Har ni fyrtio användare och hälften tillhör grupp två är skillnaden mellan rätt och fel licensmix oftast större per år än vad projektet kostar en gång. Det är den enklaste besparingen i hela leveransen, och den kräver ingen utveckling.
De tre ställen pengarna försvinner
1. Alla får den dyraste, för säkerhets skull
Det känns tryggt i vecka två och kostar varje månad i tio år. Gå igenom användarlistan roll för roll innan ni beställer, inte efteråt.
2. Ingen städar när folk slutar
Licenser följer inte automatiskt med när någon lämnar verksamheten. En genomgång två gånger per år hittar nästan alltid något.
3. Lagringen växer tyst
Dataverse-lagring har en egen kostnad, och bilagor är det som fyller den. Stora filer hör hemma i SharePoint och refereras, inte lagras i databasen. Det är ett arkitekturbeslut som blir en driftkostnad.
Frågorna som avgör vilken licens
- Ska användaren skapa och äga poster, eller bara läsa och kommentera?
- Behöver de åtkomst till en app eller flera?
- Krävs premium-kopplingar eller egna tabeller?
- Är det här en fast användare eller någon som loggar in ett par gånger i månaden?
Svaren på de fyra avgör nästan alltid saken, och de kan besvaras utan en prislista framför sig.
Licens är inte projektkostnad
De två budgeteras var för sig. Licensen är en löpande månadskostnad till Microsoft. Projektet är en engångskostnad för att få lösningen på plats, och det är den som varierar mest, nästan alltid på grund av integrationer och datamigrering.
Vi har skrivit om det i vad en Dynamics 365-implementering kostar. Vill ni räkna på licensmixen gör vi gärna det tillsammans med er innan ni köper: kontakta oss.
Vanliga frågor
Vad kostar en Dynamics 365-licens?
Microsoft sätter listpriset och justerar det årligen, så slå upp det hos dem. Vi publicerar det inte här eftersom en siffra i en artikel citeras som aktuell långt efter att den slutat vara det.
Behöver alla full licens?
Nej, och det är den vanligaste överbetalningen vi ser. Användare som mest läser och ibland registrerar något behöver sällan samma licens som de som lever i systemet hela dagen.
Kan vi ändra licenstyp senare?
Ja, men det kräver att någon faktiskt gör det. Sätt en genomgång två gånger per år, när folk slutar eller byter roll blir licensen oftast kvar.
Vad kostar Dataverse-lagring?
Den prissätts separat per GB, och det är bilagor som fyller den. Stora filer hör hemma i SharePoint och refereras därifrån i stället för att lagras i databasen.