Vi är själva en Microsoft-partner, så läs det här med det i bakhuvudet. Vi tycker ändå det är värt att skriva, eftersom de flesta urvalsprocesser vi ser ställer fel frågor, och det är kunden som betalar för det efteråt.
Certifieringar säger mindre än ni tror
En certifiering visar att någon läst kursplanen och klarat ett prov. Det är inte ingenting: det säger något om kunskapens bredd. Men det säger inget om omdöme, och omdöme är det ni faktiskt köper.
Be hellre att få prata med en referens vars projekt gick snett. Alla har ett. Hur det hanterades säger mer än en lista med kursintyg.
De sex frågorna
1. Vem gör arbetet - och träffar jag dem nu?
Hos större leverantörer är inte alltid de som säljer desamma som levererar. Fråga konkret vilka som ska sitta i projektet, och be att få träffa dem innan ni skriver på.
2. Vad händer om estimatet spricker?
Svaret avslöjar hela affärsmodellen. En leverantör som säger «då tar vi ett samtal om omfattning» är ärlig. En som säger «det händer inte» har inte levererat tillräckligt många projekt.
3. Vem äger lösningen efteråt?
Allt bör köras i er egen tenant, och koden och konfigurationen bör vara era. Är svaret otydligt, fråga vad som händer den dag ni säger upp avtalet.
4. Vad dokumenteras, och när?
Dokumentation som skrivs till slut läses sällan och skrivs ofta inte alls. Fråga om den skrivs löpande, och be att få se ett exempel från ett annat projekt.
5. Vad kostar drift om två år?
Projektpriset är den enkla delen. Fråga vad förvaltning kostar när lösningen är i drift, vem som har ansvaret, och vad svarstiden är när något stannar.
6. När hade ni sagt nej till det här projektet?
Den bästa frågan i hela listan. En leverantör som inte kan svara, eller som svarar «vi löser allt», har just berättat något viktigt.
Tecken som bör stoppa er
En fast offert given innan någon sett era system. En demo som löser allt utan en fråga om hur ni faktiskt arbetar. Otydlighet om vem som äger koden. Och en leverantör som aldrig säger att något är en dålig idé, det betyder oftast att de inte förstått vad ni bad om.
Stor eller liten leverantör?
Båda fungerar, men de fallerar på olika sätt. En stor leverantör har kapacitet, process och folk att sätta in när någon slutar, och risken är att ni blir en liten kund i en stor portfölj. En liten leverantör ger er samma människor hela vägen, och risken är kapacitet.
Fråga båda samma sak: vad händer om den som kan mest om vår lösning slutar?
Om oss, eftersom ni läser det här hos oss
Vi är ett litet team, vi håller oss till Microsofts ekosystem, och ni pratar med dem som bygger. Vi säger till när omfattningen borde vara mindre än ni tänkt, och ibland att ni inte behöver projektet ännu.
Vill ni testa var ni står innan ni pratar med någon leverantör har vi byggt en bedömning av Microsoft-mognad som tar några minuter. Eller kontakta oss.
Vanliga frågor
Hur många leverantörer bör vi be om offert från?
Två eller tre räcker oftast. Fler än så ger sällan bättre beslut men kostar mycket tid, er och deras, och den tiden hamnar till slut i priset.
Bör vi välja den billigaste?
Inte utan att förstå varför den är billigast. Det vanligaste svaret är att omfattningen tolkats snävare, och då jämför ni två olika projekt. Låt alla prissätta samma sak, skriftligt.
Vad bör stå i ett driftavtal?
Vem som har ansvaret, vad svarstiden är, vad som ingår och vad som faktureras separat, och vad som händer med behörigheter och dokumentation om avtalet avslutas.
Är det ett problem att leverantören har egna produkter?
Inte i sig, men fråga när produkten är fel svar. En leverantör som har en produkt och ändå tydligt kan säga när standardplattformen passar bättre har tänkt på frågan.